الفرق بين سكرتارية القديمة والحديثة

الفرق بين سكرتارية القديمة والحديثة

مقدمة عن السكرتارية

      لا تختلف السكرتارية عن غيرها من المهام الاخرى من حيث التطور التاريخي فالقول بان أعمال السكرتارية كآلية عمل لم تعرف الا في العصر الحديث ، قول يجافي الحقيقة فقد أثبتت بعض الآثار القديمة أن الأعمال الكتابية قد عرفت منذ العصر القديم ، ولعل بعض ما وجد من كتابات على بعض القطع الفخارية المحفوظة داخل غرفة الأرشيف الملكية والتي يعود تاريخها إلى ما

قبل 2400 سنة قبل الميلاد في سورية دليل مهم على وجود الفكرة منذ الآف السنين . كما ان كتب الفكر الإسلامي تذخر بالعديد من دلائل وجود التنظيم المكتبي ولو بأشكال مختلفة فقد كان الرسول صلى الله عليه وسلم يراسل ملوك الروم وغيرهم برسائل متعددة ومتنوعة وبواسطة وسائل متعدد أيضا ، كما شهد عهد الخليفة الراشد عمر بن الخطاب رضي الله عنه العديد من التنظيمات ومنها تنظيم الدواوين المختلفة . وهكذا استمر العمل في مجال التدوين في مختلف الحضارات والأخيال ، فتجده ينشط لدى أمة معينة ويقل الاهتمام به في اممم اخرى ، ويمكن القول ان الظهور الحقيقي لمفاهيم السكرتارية ، كان في بريطانيا إبان القرن السادس عشر الميلادي حيث كانت هناك بعض الاشتراطات الواجب توافرها في من سيعمل بمهنة السكرتارية ، منها الى جانب اجادة القراءة والكتابة ، ان يكون الشخص ممن عرف عنه حفظ الأسرار وبعض المناقب الاجتماعية ، الا ان الاهتمام الفعلي بالأنشطة المكتبية ظهرت مع بداية عهد الثورة الصناعية التي كانت تتطلب العديد من التدوين واعمال الحفظ والأرشفة حتى وصلنا اليوم الى عصر التقنيات الحديثة في مجال الأدوات والأساليب المتعلقة بأعمال وأنشطة الإدارة المكتبية .

تعريف السكرتارية

" الموظف الذي يتولى القيام بمهام  الاعمال المكتبية والادارية المساندة للرئيس من قبيل حفظ الملفات والمعلومات وارشفتها وترتيب المواعيد والاجتماعات وتنظيم السفريات واستقبال الزوار والمراجعين ومعالجة الاتصالات واعمال المراسلات والتقارير ويتمتع بثقة الرئيس (المدير) ويحفظ اسرار العمل ".

مهام السكرتارية الحديثة

إعداد وصياغة المراسلات والمذكرات والقرارات والتقارير الخاصة بمكتب الرئيس .

2. استقبال البريد الوارد الخاص بمكتب الرئيس وكذلك تصدير المراسلات الصادرة .

3. تنظيم حفظ الوثائق الخاصة بمكتب الرئيس بطريقة علمية وعملية وسليمة .

4. استقبال المكالمات الهاتفية الواردة والرد عليها .

5. تنظيم الاستقبالات والزيارات بمكتب الرئيس .

6. تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس .

7. مساعدة الرئيس في الإعداد لرحلاته وتقديم المعاونة المكتبية اللازمة أثناء وبعد سفر الرئيس ز

8. متابعة وعرض المقالات والأخبار الصحفية والتي لها علاقة بعمل مكتب الرئيس .

9. تلخيص المكاتبات المطولة الواردة لمكتب الرئيس .

مهام السكرتارية القديمة

1-  الكتابة و الطباعة

2- ترتيب الملفات الورقية

لم تكون توجد مهام كثيرة تخص السكرترية القديمة حيث إقصرت تقريبا على الكتابة و الطباعة لانهم ليس لديهم المهرات و الوسائل الكافية اما الان فقد اصبحة توجد دورات من اجل تعلم مهرات جديدة تفيد في فهم العمل ومهرات إستعمال الوسائل التقنية الحديثة مثل الحاسوب و كيفية برمجة المواعيد عن طريق الحاسوب وغيرها .

ومع وجود الدورات التكونية أصبح إ ختصاص السكرتارية انواع منه :السكرتارية التنفدية و الخاصة و العامة وغيرها.